Datenschutzerklärung

Jörn Kaplan betreibt TournamentDesk als derzeit kostenlos bereitgestellte Plattform und ist für den technischen Plattformbetrieb, die Kontoverwaltung, die Sicherheit und die in dieser Erklärung beschriebenen zentralen Verarbeitungen verantwortlich.

Die teilnehmenden Vereine und Veranstalter verwalten ihre Turniere und Events eigenständig. Soweit ein Verein über Zwecke und Inhalte der Verarbeitung von Teilnehmer-, Mannschafts- oder Turnierdaten entscheidet, ist er für diese Verarbeitung selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Betroffene können sich hierzu unmittelbar an den auf der jeweiligen Eventseite benannten Veranstalter oder an die oben genannte Kontaktadresse wenden.

Vereine dürfen personenbezogene Daten nur eingeben, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht und die betroffenen Personen ordnungsgemäß informiert wurden. Dies gilt insbesondere, wenn Teammitglieder, Jugendliche oder andere Personen durch Dritte angemeldet oder eingeladen werden.

Beim Aufruf von TournamentDesk werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt und Ziel des Abrufs, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem, Geräteinformationen sowie Sicherheits- und Fehlerdaten gehören.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, Angriffe und Missbrauch zu erkennen, Fehler zu beheben und die Stabilität zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die berechtigten Interessen liegen im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform.

Die Anwendung wird über Vercel bereitgestellt. Vercel verarbeitet Verbindungs-, Auslieferungs- und Laufzeitdaten als Auftragsverarbeiter. Daten können dabei auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Für erforderliche Drittlandübermittlungen werden die anwendbaren Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln, genutzt.

Für ein Benutzerkonto werden insbesondere eine interne Benutzer-ID, E-Mail-Adresse, Name, gegebenenfalls Profilbild, Anmeldeanbieter, Zeitpunkte der Anmeldung, Kontostatus, Rollen sowie Vereinszuordnungen verarbeitet. Passwörter von Google- oder Apple-Konten erhält TournamentDesk nicht.

Die Verarbeitung dient der Anmeldung, Kontosicherheit, Rechtevergabe und Zuordnung zu Vereinen, Events und Turnieren. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Nutzung der angeforderten Plattformfunktionen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die sichere Benutzer- und Berechtigungsverwaltung.

Alternativ zur Anmeldung über einen externen Anbieter kann ein Einmalcode per E-Mail genutzt werden. Dabei verarbeitet Supabase die E-Mail-Adresse und die zur Prüfung des Codes erforderlichen Authentifizierungsdaten.

Auf der Anmeldeseite wird Google Identity Services von accounts.google.com geladen, um den offiziellen Google-Anmeldebutton bereitzustellen. Dabei kann Google technische Daten wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen erhalten. Nach der Auswahl eines Google-Kontos übermittelt Google ein signiertes Identitätstoken direkt an TournamentDesk; TournamentDesk übergibt es zur Prüfung an Supabase. Dabei werden insbesondere eine eindeutige Google-Kennung, E-Mail-Adresse, Namen, Profilbild und der Verifizierungsstatus der E-Mail-Adresse verarbeitet. TournamentDesk fordert keinen Zugriff auf Google Drive, Kontakte, Kalender oder andere Google-Dienste an.

Google Ireland Limited ist für die Verarbeitung innerhalb des Google-Kontos und der Google-Anmeldeoberfläche eigenständig verantwortlich. Die Nutzung ist freiwillig; als Alternative steht die Anmeldung per E-Mail-Einmalcode bereit. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch TournamentDesk ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Bereitstellung einer sicheren Anmeldemöglichkeit.

Sofern „Mit Apple fortfahren“ angeboten und gewählt wird, verarbeitet Apple die Anmeldung eigenverantwortlich und übermittelt die freigegebenen Identitätsdaten. Nutzer können dabei gegebenenfalls Apples Funktion zum Verbergen der E-Mail-Adresse verwenden.

TournamentDesk verwendet Supabase für Datenbank, Authentifizierung, Programmierschnittstellen und Echtzeitaktualisierungen. Das Supabase-Projekt ist in der Region West EU (Irland) eingerichtet. Dort werden die Anwendungs- und Kontodaten grundsätzlich gespeichert.

Supabase und eingesetzte Unterauftragsverarbeiter können im notwendigen Umfang Betriebs-, Support- und Sicherheitsdaten verarbeiten. Soweit dabei ein Zugriff aus einem Drittland erfolgt, stützt sich die Übermittlung auf die anwendbaren Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln. Supabase wird auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags eingesetzt.

Abhängig von der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optionale Mobilnummer und Vereinszugehörigkeit;
• bei Jugendwettbewerben Geburtsdatum und Kennzeichnung als Jugendspieler zur Prüfung der Altersklasse;
• Anmeldungen, Teamnamen, Teammitglieder, Einladungs- und Bestätigungsstatus, Wartelistenpositionen und Anwesenheit;
• gewählte Turnierfelder, Spielpläne, Tischzuordnungen, Ergebnisse, Ranglisten und sportliche Statistiken;
• Startgeldbetrag, Zahlungsstatus wie „offen“ oder „bezahlt“ sowie bei Stornierungen der damalige Melde- und Zahlungsstatus, die Erstattungsentscheidung und die bearbeitende Person, jedoch keine Karten-, Konto- oder sonstigen Zahlungsinstrumentdaten;
• Nachrichten, organisatorische Hinweise sowie Zeitpunkte und Bearbeiter administrativer Vorgänge.

Die Daten werden verarbeitet, um Profile bereitzustellen, Anmeldungen und Einladungen abzuwickeln, Teilnahmeberechtigungen und Kapazitäten zu prüfen, Wartelisten zu führen, Stornierungen und Startgelderstattungen nachvollziehbar zu bearbeiten, Turniere durchzuführen, Spielstände und Ranglisten anzuzeigen und Teilnehmer organisatorisch zu informieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die angeforderte Teilnahme oder Nutzung erforderlich ist. Daneben kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gelten. Die berechtigten Interessen liegen in einer verlässlichen, fairen und nachvollziehbaren Organisation und Dokumentation von Sportveranstaltungen. Gesetzlich vorgeschriebene Verarbeitungen beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Geburtsdaten werden nur verarbeitet, soweit dies für Jugend- oder Altersklassen erforderlich ist. TournamentDesk beabsichtigt nicht, Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO zu erheben. Solche Angaben sollen nicht in Freitextfelder eingetragen werden.

Bei Team- und Vereinswettbewerben können Organisatoren oder Teammitglieder Namen und E-Mail-Adressen weiterer Personen eingeben. Die Daten stammen dann von der anmeldenden Person oder dem veranstaltenden Verein. Sie werden zur Einladung, Zuordnung und Durchführung des Wettbewerbs verarbeitet.

Eingeladene Personen erhalten spätestens mit der Einladung beziehungsweise ersten Kontaktaufnahme Informationen über die Verarbeitung oder einen Zugang zu dieser Datenschutzerklärung. Wer ohne eigene Veranlassung eingetragen wurde, kann der Zuordnung widersprechen und Berichtigung oder Löschung verlangen, soweit keine vorrangigen Gründe entgegenstehen.

Für notwendige Transaktions- und Organisationsmails, beispielsweise Einladungen, Anmeldebestätigungen, Wartelistenangebote und veranstaltungsbezogene Hinweise, wird Brevo eingesetzt. An Brevo werden insbesondere Empfängeradresse, Absenderangaben, Betreff, Nachrichteninhalt und technische Versandinformationen übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Nachricht zur angeforderten Teilnahme oder Kontonutzung gehört, und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in einer zuverlässigen Veranstaltungs- und Sicherheitskommunikation. Soweit ausdrücklich optionale E-Mail-Mitteilungen angeboten werden, beruht deren Versand auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft deaktiviert werden.

Brevo wird als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Es werden keine Werbenewsletter versendet, sofern hierfür nicht gesondert eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wurde.

Push-Benachrichtigungen werden nur nach einer ausdrücklichen Freigabe im Browser oder Betriebssystem aktiviert. Gespeichert werden dabei ein pseudonymer Push-Endpunkt, kryptografische Schlüssel, Aktivierungsstatus, gegebenenfalls der User-Agent sowie die Zuordnung zum Konto oder Teilnehmerzugang.

Für die Zustellung wird die verschlüsselte Nachricht an den Push-Dienst des verwendeten Browsers oder Betriebssystems übermittelt, beispielsweise Dienste von Google, Apple oder Mozilla. Der jeweilige Anbieter kann dabei technische Verbindungsdaten verarbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit durch Deaktivieren der Benachrichtigungen in TournamentDesk oder in den Browser- beziehungsweise Geräteeinstellungen widerrufen werden. Der Widerruf berührt die Rechtmäßigkeit der vorherigen Verarbeitung nicht.

Bei minderjährigen Nutzern ist eine Zustimmung der Sorgeberechtigten einzuholen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

TournamentDesk verwendet keine Werbe- oder Reichweitenmessungs-Cookies. Verwendet werden technisch notwendige oder vom Nutzer ausdrücklich angeforderte Speicherungen:

• Sitzungs- und Erneuerungstoken zur Anmeldung und Absicherung des Benutzerkontos; reguläre Laufzeit bis zu 30 Tage, bei Abmeldung frühere Löschung;
• kurzlebige technische Supabase-Sitzungswerte für den serverseitigen Authentifizierungsablauf;
• ein Geräteschlüssel für gekoppelte Scoreboards mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr;
• eine Spracheinstellung mit einer Laufzeit von bis zu einem Jahr;
• lokale Theme-, Anzeige-, Wake-Lock- und PWA-Einstellungen bis zur Änderung oder Löschung im Browser.

Der Zugriff auf beziehungsweise die Speicherung von Informationen im Endgerät erfolgt, soweit dies für Anmeldung, Sicherheit, Scoreboardkopplung oder eine ausdrücklich gewünschte Einstellung erforderlich ist, auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für nicht erforderliche Speicherungen wäre eine vorherige Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG notwendig. Solche Analyse- oder Werbespeicherungen werden derzeit nicht eingesetzt.

Zugriff erhalten nur Personen und Stellen, die ihn für die jeweiligen Aufgaben benötigen. Dazu gehören der Plattformbetreiber, berechtigte Vereins- und Veranstaltungsadministratoren, eingeladene Teammitglieder sowie die genannten technischen Dienstleister Vercel, Supabase, Google beziehungsweise Apple, Brevo und der jeweilige Push-Dienst.

Öffentliche Event-, Spielplan-, Scoreboard- und Ranglistenseiten können Namen, Teamzuordnungen, Ergebnisse und sportliche Statistiken allgemein zugänglich machen, soweit dies für die Veranstaltung vorgesehen ist. Kontaktdaten, Geburtsdaten und Authentifizierungsdaten sind nicht für eine öffentliche Anzeige bestimmt.

Einzelne Anbieter oder deren Unterauftragsverarbeiter können Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere den USA, verarbeiten. Übermittlungen erfolgen nur unter den Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder von EU-Standardvertragsklauseln einschließlich erforderlicher zusätzlicher Schutzmaßnahmen. Kopien der maßgeblichen Garantien können über die Kontaktadresse angefragt werden.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Kontodaten bleiben grundsätzlich bis zur Löschung oder dauerhaften Deaktivierung des Kontos gespeichert. Turnier- und Eventdaten einschließlich dokumentierter Startgelderstattungen bleiben für Durchführung, Abrechnung, Ergebnisdokumentation, Nachfragen und die Abwehr oder Geltendmachung von Ansprüchen erhalten. Nicht mehr benötigte Kontaktdaten und Einladungsdaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald keine vorrangigen Aufbewahrungs- oder Nachweisinteressen mehr bestehen.

Versand- und Benachrichtigungsdaten werden nach Abschluss des Versands und Ablauf erforderlicher Fehler-, Missbrauchs- und Nachweisfristen gelöscht. Server- und Sicherheitsprotokolle werden nach den für den Betrieb und die Missbrauchsaufklärung erforderlichen Fristen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die regelmäßige zivilrechtliche Verjährungsfrist können eine längere, auf den jeweiligen Zweck beschränkte Speicherung erforderlich machen.

Bei einem Löschungsverlangen wird im Einzelfall geprüft, welche Daten sofort gelöscht werden können und welche Daten wegen laufender Veranstaltungen, Rechten anderer Personen, Sicherheitsvorfällen oder gesetzlicher Pflichten noch eingeschränkt gespeichert werden müssen.

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch eingelegt werden. TournamentDesk verarbeitet die betroffenen Daten dann nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen.

Anfragen können an kaplans.pool@gmail.com gerichtet werden. Zum Schutz der betroffenen Person kann ein geeigneter Identitätsnachweis verlangt werden.

Betroffene haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den Verantwortlichen ist insbesondere zuständig: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Ohne die für Anmeldung, Profil, Teilnahme oder Teamzuordnung als erforderlich gekennzeichneten Daten können die jeweiligen Funktionen nicht bereitgestellt werden. Optionale Angaben und optionale Benachrichtigungen können ohne Nachteil für die übrige Nutzung weggelassen beziehungsweise deaktiviert werden.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling zu Werbezwecken statt. Automatische Kapazitäts-, Wartelisten-, Auslosungs- und Turnierregeln dienen der organisatorischen Durchführung und können durch berechtigte Veranstaltungsadministratoren überprüft werden.

TournamentDesk setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe, Datenbank-Berechtigungsregeln, geschützte Sitzungscookies und protokollierte Verwaltungsabläufe. Kein Verfahren kann jedoch absolute Sicherheit gewährleisten.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist dauerhaft unter dieser Adresse abrufbar.